Şantiye Kasa Takibi Nasıl Yapılır?

Şantiye kasası nasıl çalışır?

En sağlıklı yöntem sabit avans sistemidir: şantiyeye belirli bir tutar verilir, kasa sorumlusu harcadıkça belgeleri biriktirir, belgelerle kapatılan tutar kadar avans yeniden tamamlanır. Böylece kasada her an “nakit + belgeler = sabit avans” eşitliği bulunur ve fark hemen görülür.

• Kasanın tek bir sorumlusu olsun; anahtarı ve defteri ondadır.
• Tek seferde kasadan yapılabilecek harcama için bir üst sınır ve bunu aşan harcamalar için onay kuralı belirleyin.
• Taşeron, tedarikçi ve maaş gibi büyük ödemeleri kasadan değil bankadan yapın. Vergi Usul Kanunu'na dayanan tebliğlerle belirli tutarı aşan tahsilat ve ödemelerin banka ya da PTT aracılığıyla yapılması zorunlu tutulmuştur; güncel sınırı mali müşavirinize sorun.
• Kişisel para ile şirket parasını aynı kasada tutmayın.

Kasa defterinde hangi bilgiler olmalı?

Kasa defteri basit ama eksiksiz olmalıdır. Örnek birkaç satır:

Her satırda belgenin numarası, harcamayı yapan kişi ve onaylayan da yazılmalıdır. Belge numarası olmayan satır, ay sonunda kimsenin hatırlamadığı bir harcamaya dönüşür.

Avans nasıl kapatılır? Yukarıdaki örnekte hafta sonunda kasada 42.900 ₺ nakit ve toplam 7.100 ₺'lik üç belge vardır; ikisinin toplamı sabit avans olan 50.000 ₺'yi verir. Kasa sorumlusu üç belgeyi harcama listesiyle muhasebeye gönderir, muhasebe belgeleri kontrol edip 7.100 ₺'yi kasaya yeniden aktarır ve kasa yine 50.000 ₺'ye tamamlanır. Toplam tutmuyorsa aradaki fark, sayım tutanağıyla hemen açıklanmalıdır.

Hangi harcama belgesi geçerlidir?

• Fatura, e-fatura, e-arşiv fatura: şirket unvanına ve vergi numarasına düzenlenmiş olmalıdır. Satıcıya bunu baştan söylemek, sonradan düzeltme uğraşını önler.
• Perakende satış fişi ya da yazar kasa fişi: küçük tutarlı alımlarda kullanılır; mümkün olduğunda fatura isteyin.
• Gider pusulası: vergiden muaf esnaf ya da defter tutmayan kişilerden alınan iş ve mallar için düzenlenir (Vergi Usul Kanunu md. 234); bazı durumlarda stopaj gerektirir.
• Serbest meslek makbuzu: avukat, mühendis gibi serbest meslek erbabına yapılan ödemelerde.
• Banka dekontu: bankadan yapılan ödemelerin ve kasaya gelen avansın belgesi.

Belgesiz harcama kaçınılmazsa imzalı bir harcama tutanağı düzenleyin; ancak bu tür harcamaların vergi açısından gider yazılamayabileceğini bilin.

Kasa sayımı ve mutabakat adım adım

1. Sabit bir gün seçin: haftada bir, örneğin her cuma öğleden sonra.
2. Nakdi sayın: banknot ve madeni para dökümünü sayım tutanağına yazın.
3. Defterle karşılaştırın: sayılan nakit ile defter bakiyesi aynı olmalıdır.
4. Farkı açıklayın: kayıt dışı kalan harcama, yanlış toplama ya da kayıp; açıklanamayan fark tutanakla sorumluya bağlanır.
5. Belgeleri teslim edin: haftanın belgeleri numaralı bir zarfta, harcama listesiyle birlikte muhasebeye gönderilir.
6. Avansı yenileyin: muhasebe belgeleri kontrol edip harcanan tutar kadar kasayı tamamlar.

Harcamalar projeye ve maliyet koduna nasıl dağıtılır?

Kasadan yapılan her harcama, büyüklüğü ne olursa olsun bir projeye ve maliyet koduna işlenmelidir; aksi hâlde bütçe ve maliyet takibi eksik kalır. Birden fazla şantiyeye hizmet eden ortak giderleri (ortak araç, merkez ofis personeli) önceden belirlenmiş bir anahtarla dağıtın. Yıllara yaygın inşaat işlerinde bu ayrım vergi açısından da önemlidir: her işin gelir ve giderleri ayrı izlenir ve ortak giderler kanundaki esaslara göre dağıtılır (Gelir Vergisi Kanunu md. 42–43; bkz. yıllara yaygın inşaat).

Şantiye kasasında sık görülen sorunlar

• Aylarca kapatılmayan, kimin üzerinde olduğu belirsiz avanslar.
• Belgelerin kaybolması ya da şirket adına düzenlenmemesi.
• Büyük ödemelerin bankadan değil elden yapılması.
• Kasa açığı ve fazlasının tutanaksız kapatılması.
• Defterde kayıtlı bakiyenin gerçek nakitle uzun süre örtüşmemesi; yüksek kasa bakiyesi vergi incelemelerinde sorgulanabilir.

Kasa kayıtlarını şantiyeden telefonla, fiş fotoğrafıyla birlikte girmek belge kaybını büyük ölçüde azaltır. Tedarikçi ve taşeron ödemelerinin izlenmesi için cari hesap takibi rehberine bakın.