Cari hesap takibi, tedarikçi, taşeron ve müşterilerle olan her borç ve alacak hareketinin (fatura, hakediş, ödeme, tahsilat, çek-senet, avans, kesinti) tek hesapta tarih ve vadeyle işlenmesidir. Bakiyeler düzenli mutabakatla karşı tarafa teyit ettirilir, vadesi geçen alacaklar yaşlandırma tablosuyla izlenir, ödemeler nakit planına bağlanır.
İnşaatta hangi cari hesaplar tutulur?
Bir inşaat firmasının cari hesapları, birbirinden çok farklı işleyen ilişkileri kapsar. Her birinde bakiyeyi oluşturan ve kapatan hareketler farklıdır:
| Cari türü | Bakiye neyle oluşur? | Neyle kapanır? | Özel dikkat |
|---|---|---|---|
| Tedarikçi | Alış faturaları | Ödeme, verilen çek, iade faturası | Fatura, sipariş ve irsaliye eşleşmeli |
| Taşeron | Onaylı hakedişler | Ödeme, avans mahsubu, kesintiler, verilen malzeme | Teminat kesintisi ayrıca izlenir |
| Daire alıcısı | Satış sözleşmesi ve taksit planı | Peşinat, taksit tahsilatı, alınan senet | Gecikmeler ve senet vadeleri |
| İş sahibi (taahhüt işi) | Hakediş faturaları | Tahsilat ve iş sahibinin yaptığı kesintiler | Tevkifat ve stopaj kesintileri doğru kapatılmalı |
| Personel | Verilen iş avansları | Harcama belgeleri ve iade | Kapatılmayan avanslar |
Cari kayıt nasıl tutulmalı?
- Her hareket bir belgeye dayanmalı ve belge numarası kayıtta yazmalıdır.
- Her harekete proje kodu verilmelidir; aynı tedarikçiye birden fazla şantiye için borçlanıyorsanız proje bazında bakiye görebilmelisiniz.
- Faturanın vadesi kayda girilmelidir; vadesiz cari, yaşlandırma yapılamayan caridir.
- KDV, tevkifat, stopaj ve teminat kesintileri ayrı satırlarda görünmelidir; tek satırda net tutar yazmak mutabakatta farkı açıklanamaz kılar.
- Döviz cinsinden çalışılan carilerde hem döviz tutarı hem TL karşılığı izlenmeli, kur farkı ayrıca kaydedilmelidir.
- Çek ve senet hareketleri, portföy kaydıyla bağlantılı işlenmelidir (bkz. çek ve senet takibi).
Cari mutabakat adım adım nasıl yapılır?
- Dönemi belirleyin: en az çeyrek sonlarında ve yıl sonunda; taşeronlarda her hakedişte.
- Ekstre gönderin: dönem sonundaki bakiyeyi ve hareket dökümünü karşı tarafa iletin.
- Teyit isteyin: karşı taraf bakiyeyi kabul ettiğini ya da kendi bakiyesini yazılı bildirsin.
- Farkları kalem kalem bulun: yoldaki ödeme, size ulaşmamış fatura, iade, kur farkı, kesinti farkı en sık nedenlerdir.
- Düzeltin: eksik kayıtları işleyin, hatalı kayıtları belgeyle düzeltin.
- Saklayın: imzalı mutabakat yazısını cari dosyasında tutun.
Kesin hesap aşamasındaki mutabakat ve ibranameler, geriye dönük talepleri kapatabilir; itiraz ettiğiniz kalemleri imzadan önce yazılı kayda geçirin.
Vade takibi ve yaşlandırma
Yaşlandırma tablosu, alacak ve borçları vadesinden bu yana geçen süreye göre gruplar. Örneğin daire alıcılarından alacaklar için:
| Cari | Vadesi gelmemiş | 0–30 gün geçmiş | 31–90 gün geçmiş | 90 günden fazla |
|---|---|---|---|---|
| A Blok 5 numara alıcısı | 400.000 | 100.000 | – | – |
| B Blok 12 numara alıcısı | 250.000 | – | 150.000 | – |
| Dükkân 2 alıcısı | – | – | – | 300.000 |
Sağdaki sütunlara kayan her tutar, tahsilat riskinin arttığını gösterir. Doksan günü aşan alacaklar için hatırlatma, ihtar ve gerektiğinde hukuki takip adımlarını bir takvime bağlayın. Borç tarafında da aynı tablo, hangi tedarikçinin ödemesinin geciktiğini ve nakit planındaki baskıyı gösterir (bkz. inşaat nakit akışı). Taksitli satışlardaki tahsilat süreci için taksitli daire satışı ve senet takibi rehberine bakın.
Taşeron carisinde nelere dikkat edilmeli?
- Verilen avans ile mahsup edilen avansı ayrı izleyin; kalan avans bakiyesi her hakedişte görünmelidir.
- Teminat kesintilerini taşeronun alacağından ayrı bir alt hesapta tutun; vadesi kabul tarihidir.
- Şantiyeden verilen malzeme, enerji ve yemek bedellerini teslim tutanaklarıyla eşleştirin.
- Haciz ihbarnamesi gelmiş taşeronlarda ödemeleri icra dairesine yönlendirin ve kaydını cariye işleyin.
- İş bitiminde kesin hesap mutabakatını yapmadan son ödemeyi ve teminat iadesini gerçekleştirmeyin (bkz. taşeron hakedişi).
Cari hesapta sık yapılan hatalar
- Aynı firmayı iki ayrı cari kartla açmak; bakiye ikiye bölünür, mutabakat hiç tutmaz.
- Ödemeyi faturaya değil “genel” bir satıra işlemek; hangi faturanın açık kaldığı anlaşılmaz.
- İade ve fiyat farkı faturalarını aylarca kayda almamak.
- Taşerona verilen malzemeyi ve kesintileri cariye işlememek; kesin hesapta taşeron daha fazla alacak iddia eder.
- Mutabakat yazılarını saklamamak; uyuşmazlıkta en güçlü belge kaybolur.
Alacaklar ne zaman zamanaşımına uğrar?
Türk Borçlar Kanunu'na göre kanunda aksine hüküm bulunmayan alacaklar on yılda zamanaşımına uğrar (md. 146). Yüklenicinin yükümlülüklerini ağır kusuruyla hiç ya da gereği gibi yerine getirmediği durumlar dışında, eser sözleşmesinden doğan alacaklar için süre beş yıldır (md. 147). Taşeron ve yüklenici alacakları çoğunlukla bu beş yıllık süreye tabi olduğundan, eski bakiyeleri yıllarca açık bırakmak hak kaybına yol açabilir. Çek ve senede bağlı alacaklarda ise kambiyo hukukundaki daha kısa süreler uygulanır.
Kaynaklar
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu md. 146 on yıllık, md. 147 beş yıllık zamanaşımı
Sık sorulan sorular
En az çeyrek sonlarında ve her yıl sonunda yapılmalıdır. Taşeronlarla her hakedişte, yoğun çalışılan tedarikçilerle aylık mutabakat yapmak farkların birikmesini önler.
Fark kalem kalem incelenir: yoldaki ödeme, ulaşmamış fatura, iade, kur farkı ya da kesinti farkı aranır. Belgesi bulunan farklar düzeltilir, açıklanamayan fark yazılı olarak karşı tarafa bildirilir.
Eser sözleşmesinden doğan alacaklar, yüklenicinin ağır kusuru hâli dışında beş yıllık zamanaşımına tabidir (Türk Borçlar Kanunu md. 147).
Hareketler hem döviz hem TL karşılığıyla kaydedilir; ödeme ve dönem sonu değerlemesinde oluşan kur farkları ayrıca işlenir. Mutabakat da sözleşmedeki para birimi üzerinden yapılır.
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi durumunuz için güncel mevzuatı ve sözleşmenizi esas alın, gerekirse uzmana danışın.