Şantiye ilerleme raporu, belirli bir dönemde (genellikle haftalık ya da aylık) yapılan işleri, iş programına göre planlanan ve gerçekleşen ilerlemeyi, maliyet ve hakediş durumunu, sorunları ve sonraki dönem planını özetleyen rapordur. Ağırlıklı ilerleme yüzdesi, aynı noktalardan çekilmiş fotoğraflar ve kısa açıklamalarla yönetime ve yatırımcıya düzenli bilgi verir.
Haftalık rapor mu, aylık rapor mu?
| Haftalık rapor | Aylık rapor | |
|---|---|---|
| Okuyucu | Şantiye ekibi, proje müdürü, taşeronlar | Firma yönetimi, yatırımcı, arsa sahibi, finansman kuruluşu |
| Odak | Bu hafta ne yapıldı, gelecek hafta ne yapılacak, ne engel var? | Genel ilerleme, programdan sapma, maliyet ve nakit, riskler |
| Uzunluk | Bir-iki sayfa | Özet sayfası ve ekleriyle birkaç sayfa |
| Dayanak | Şantiye günlükleri, puantaj | Haftalık raporlar, hakediş, maliyet kayıtları |
Küçük bir şantiyede yalnız aylık rapor yeterli görünebilir; ancak haftalık özet tutulmadığında aylık rapor ay sonunda hafızadan yazılır ve sorunlar geç fark edilir.
İlerleme raporunda hangi bölümler olmalı?
- Özet: Tek paragraf ve birkaç gösterge: planlanan ve gerçekleşen ilerleme, programa göre gün farkı, dönemin önemli olayı.
- İş ilerlemesi: Blok ve iş kalemi bazında planlanan ve gerçekleşen yüzdeler.
- Fotoğraflar: Her dönem aynı noktalardan, tarihli.
- İş gücü ve makine: Ortalama günlük kişi sayısı, ekip dağılımı, önemli makineler.
- Malzeme ve tedarik: Gelen ana malzemeler, geciken siparişler, kritik tedarik tarihleri.
- Maliyet ve hakediş: Bütçe, gerçekleşen harcama, kesilen hakedişler, bekleyen ödemeler.
- Kalite ve İSG: Açık eksik sayısı, numune sonuçları, kaza ve ramak kala olayları.
- Sorunlar, riskler ve beklenen kararlar: Her sorun için önerilen çözüm ve karar vermesi gereken kişi.
- Gelecek dönem planı: Hedeflenen işler ve önemli tarihler.
Fiziksel ilerleme yüzdesi nasıl hesaplanır?
Göz kararı yüzde ("kaba yapı yüzde altmış gibi") raporun güvenilirliğini bitirir. Doğru yöntem, iş programındaki ağırlıkları kullanmaktır: her kalemin ağırlığı, gerçekleşen yüzdesiyle çarpılır ve toplanır. Kalem içindeki yüzde de ölçülebilir ara adımlardan hesaplanmalıdır; örneğin bir döşemede kalıp, donatı ve beton adımlarına önceden pay verilir.
| Kalem | Ağırlık | Gerçekleşen | Katkı |
|---|---|---|---|
| Hafriyat ve temel | %12 | %100 | 12,0 |
| Kaba yapı | %38 | %60 | 22,8 |
| Duvar ve sıva | %15 | %10 | 1,5 |
| Tesisat | %15 | %5 | 0,75 |
| İnce işler ve dış cephe | %20 | %0 | 0 |
| Toplam | %100 | %37,05 |
İş programına göre bu tarihte %41 olunması gerekiyorsa proje yaklaşık 4 puan geridedir. Raporda bu farkın nedeni ve telafi planı yazılmalıdır.
Planlanan, gerçekleşen ve maliyet birlikte nasıl okunur?
Kazanılmış değer yöntemi, süre ve maliyet sapmasını tek tabloda gösterir. Üç değer kullanılır: planlanan değer (bu tarihe kadar yapılması planlanan işin bütçe tutarı), kazanılmış değer (gerçekte yapılan işin bütçe tutarı) ve gerçekleşen maliyet (bu iş için fiilen harcanan tutar).
Örnek: Toplam bütçe 80 milyon ₺. Planlanan ilerleme %41 olduğundan planlanan değer 32,8 milyon ₺; gerçekleşen ilerleme %37,05 olduğundan kazanılmış değer 29,64 milyon ₺. Bu dönem sonuna kadar harcanan tutar 31,2 milyon ₺ olsun.
- Süre performansı = 29,64 ÷ 32,8 ≈ 0,90 → planın yaklaşık %10 gerisinde.
- Maliyet performansı = 29,64 ÷ 31,2 ≈ 0,95 → yapılan iş, bütçesinden yaklaşık %5 pahalıya mal oluyor.
1'in altında kalan her iki değer de önlem gerektirir. Bütçe ve sapma takibinin ayrıntıları için inşaat bütçesi ve maliyet takibi sayfasına bakın.
Fotoğraflar nasıl kullanılmalı?
Fotoğraf, rapordaki yüzdenin en ikna edici kanıtıdır; yeter ki karşılaştırılabilir olsun. Şantiyede dört-beş sabit çekim noktası belirleyin (ör. dört cephe ve çatı) ve her dönem aynı yerden, aynı açıyla çekin. Her fotoğrafın altına tarih ve kısa açıklama yazın. Önemli imalatların (donatı, yalıtım, tesisat) kapanmadan önceki fotoğrafları ayrıca arşivlenir; bunlar raporun ekine değil, şantiye arşivine aittir.
Sık yapılan hatalar
- Yüzdeyi ağırlıksız ve tahmini vermek.
- Yalnız iyi haberleri yazmak; sorun bölümünü boş bırakmak.
- Sorunu yazıp çözüm önerisi ve karar beklenen kişiyi belirtmemek.
- Her ay farklı biçimde rapor hazırlamak; okuyucunun dönemleri karşılaştıramaması.
- Hakedişteki ilerleme ile rapordaki ilerlemenin birbirini tutmaması.
Rapor, iyi tutulmuş kayıtların özetidir: günlük bilgiler için şantiye günlüğü, plan karşılaştırması için iş programı, ödeme tarafı için hakediş sayfalarına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Her iş kaleminin ağırlığı (genellikle maliyet payı) o kalemin gerçekleşen yüzdesiyle çarpılır ve sonuçlar toplanır. Kalem içindeki yüzde de ölçülebilir ara adımlara göre belirlenmelidir.
Genellikle teknik ofis ya da planlama mühendisi hazırlar, şantiye şefi ve proje müdürü kontrol edip imzalar. Veriler şantiye günlüğü, puantaj, hakediş ve maliyet kayıtlarından gelir.
Hayır. Hakediş, yapılan işin bedelinin ödenmesi için düzenlenen belgedir; ilerleme raporu ise süre, maliyet, kalite ve riskleri birlikte anlatan yönetim raporudur. İkisindeki miktarlar birbirini tutmalıdır.
Sayıdan çok düzen önemlidir: her dönem aynı sabit noktalardan çekilen birkaç genel fotoğraf ve dönemin önemli imalatlarını gösteren birkaç yakın çekim çoğu rapor için yeterlidir.
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi durumunuz için güncel mevzuatı ve sözleşmenizi esas alın, gerekirse uzmana danışın.