Şantiye malzeme takibi; ihtiyacın malzeme talep formuyla bildirilmesi ve onaylanması, birden fazla teklifle fiyat karşılaştırması, yazılı sipariş, sahada miktar ve kalite kontrolüyle teslim alma, sipariş-irsaliye-fatura eşleştirmesi ve şantiye deposunda giriş-çıkış kaydıyla yürür. Dönem sonunda sayım yapılır, tüketim metrajla karşılaştırılarak fire ölçülür.
Malzeme Talep Formu (Excel)
Talep no, tarih, proje ve aciliyet; malzeme, özellik, birim, miktar, ihtiyaç tarihi ve kullanım yeri; talep eden, şantiye şefi ve satınalma onay alanları.
Üyelik ya da form yokMalzeme akışı baştan sona nasıl işler?
- Talep: Saha mühendisi ya da formen, iş programına bakarak ihtiyacı malzeme talep formuyla bildirir: ne, ne kadar, hangi özellikte, ne zaman ve nerede kullanılacak.
- Onay: Şantiye şefi miktarı metrajla ve bütçeyle karşılaştırıp onaylar; acil talepler ayrıca işaretlenir.
- Teklif: Satınalma birden fazla tedarikçiden aynı tarifle teklif ister. Çoğu firma en az üç teklif kuralı uygular; tek kaynaklı malzemede bu durum not edilir.
- Karşılaştırma ve seçim: Yalnız birim fiyat değil, nakliye, boşaltma, vade, teslim süresi ve iade şartları da karşılaştırılır.
- Sipariş: Miktar, birim fiyat, teslim yeri ve tarihi, kalite şartları ve ödeme vadesi yazılı siparişe geçirilir; tedarikçiden onay alınır.
- Teslim alma: Şantiyede miktar sayılır ya da tartılır, kalite ve belgeler kontrol edilir, irsaliye imzalanır ya da çekinceli imzalanır.
- Depo girişi ve kullanım: Malzeme stok kaydına girer; ekip ya da taşerona çıkışı zimmetle yapılır.
- Fatura ve ödeme: Muhasebe faturayı sipariş ve irsaliyeyle eşleştirir; üçü tutmadan ödeme yapılmaz.
Malzeme talep formunda neler bulunmalı?
Talep formu, şantiye ile satınalma arasındaki sözleşme gibidir; belirsiz yazılan talep yanlış malzeme olarak geri döner. Formun üst kısmında talep numarası, tarih, proje, talep eden ve aciliyet; tablo kısmında sıra, malzeme adı, marka ya da teknik özellik, birim, miktar, ihtiyaç tarihi, kullanım yeri ve açıklama; altta ise talep eden, şantiye şefi ve satınalma onayları yer alır. Bu sayfadaki hazır Excel malzeme talep formu bu düzende hazırlanmıştır; doldurma kılavuzu malzeme talep formu sayfasındadır.
Özellik alanı en çok ihmal edilen alandır. "Seramik yapıştırıcısı" yerine sınıfını, "boru" yerine çap, malzeme ve basınç sınıfını yazın. Kullanım yeri, malzemenin hangi bloğa ya da kata bırakılacağını da belirler.
İhtiyaç miktarı ve sipariş zamanı nasıl belirlenir?
Miktar metrajdan gelir; buna kesim, kırılma ve dökülme payı eklenir. Beton ve donatı gibi ana kalemlerde miktarı hesaplamak için beton hesaplama ve demir hesaplama araçlarını kullanabilirsiniz. Zamanlama ise iş programından ve tedarik süresinden çıkar: stok tutması kolay malzemeyi işe birkaç gün kala, siparişe üretilen malzemeyi (doğrama, asansör, özel kaplama, mutfak dolabı) haftalar ya da aylar önce sipariş edin. Erken gelen malzeme depoda yer kaplar ve zarar görür; geç gelen malzeme ekibi bekletir.
Teslim alırken neler kontrol edilir?
| Kontrol | Nasıl yapılır? |
|---|---|
| Miktar | Adet sayılır, tartılır (kantar fişi) ya da hacmi ölçülür; irsaliyedeki miktar ve siparişle karşılaştırılır. |
| Tanım ve özellik | Marka, tip, ölçü, sınıf ve renk siparişle aynı mı? Donatıda çap ve sınıf etiketi, çimentoda tip ve üretim tarihi okunur. |
| Uygunluk belgeleri | Yapı malzemelerinde CE ya da ulusal G işareti ve performans beyanı; gerekiyorsa deney raporu. Ayrıntı için yapı malzemeleri yönetmeliği sayfasına bakın. |
| Hasar | Kırık, ıslanmış, ezilmiş ya da paketi açılmış ürün fotoğraflanır; irsaliyeye not düşülür. |
| Red ve iade | Uygun olmayan malzeme için tarih, saat, irsaliye numarası, sorun ve fotoğrafı içeren tutanak düzenlenir, tedarikçiye yazılı bildirilir. |
Hazır betonda kontrolün ayrı kuralları vardır; bkz. hazır beton siparişi ve irsaliye kontrolü.
Şantiye deposu ve stok nasıl yönetilir?
- Her hareketi kaydedin: Girişler irsaliyeden, çıkışlar zimmet fişinden işlenir. Kaydı olmayan çıkış, ay sonunda açıklanamayan farka dönüşür.
- Yerleşimi düzenleyin: Sık kullanılan malzeme kapıya yakın, ağır malzeme vinç erişimine uygun, nemden etkilenen malzeme kapalı ve yerden yükseltilmiş alanda durur.
- İlk giren ilk çıksın: Çimento, yapıştırıcı, boya ve köpük gibi raf ömrü olan ürünlerde eski parti önce kullanılır.
- Zimmetleyin: Taşerona verilen malzeme kişi ve iş kalemiyle eşleştirilir; sözleşmedeki fire sınırı bu kayıtla izlenir.
- Düzenli sayın: Değerli ve hızlı tükenen kalemleri haftalık, diğerlerini aylık sayın; farkları aynı hafta araştırın.
Fire nasıl hesaplanır ve kontrol edilir?
Fire, fiilen tüketilen miktar ile projeye göre olması gereken miktar arasındaki farktır. Fiilî tüketim = dönem başı stok + gelen − dönem sonu stok.
Örnek: Bir blokta Ø12 donatının metrajı 18,4 ton. Bu donatı için 19,2 ton geldi, iş bittiğinde depoda 0,3 ton kaldı. Tüketim 19,2 − 0,3 = 18,9 ton; fire 18,9 − 18,4 = 0,5 ton, yani yaklaşık %2,7. Bu oranın kabul edilebilir olup olmadığını kendi geçmiş işlerinizdeki değerlerle ve taşeron sözleşmesindeki sınırla karşılaştırın. Aynı hesabı her ana kalem için düzenli yapmak, kayıp ve hırsızlığı erken fark etmenin en güvenilir yoludur.
Sipariş, irsaliye ve fatura neden eşleştirilmeli?
Üçlü eşleştirme, eksik teslim edilen ama tam faturalanan malzemeyi, sipariş edilmeyen ürünü ve yanlış fiyatı yakalar. Eşleştirme yapılmadan ödenen faturalar tedarikçi cari hesabında farklar biriktirir ve yıl sonu mutabakatında çıkar. Talep, teklif, sipariş, teslim ve depo hareketlerini tek kayıtta tutan bir sistem bu kontrolü kendiliğinden yapar; Excel ile çalışıyorsanız her siparişe numara verip irsaliye ve faturaya aynı numarayı yazdırmak işi büyük ölçüde kolaylaştırır.
Sık sorulan sorular
Genellikle malzemeyi kullanacak işin sorumlusu olan saha mühendisi ya da formen doldurur, şantiye şefi onaylar. Satınalma birimi formu teklif ve sipariş için esas alır.
Yasal bir sayı yoktur; birçok firma en az üç karşılaştırılabilir teklif kuralı uygular. Önemli olan tekliflerin aynı tarif, miktar ve teslim şartlarıyla istenmesidir.
Değerli ve hızlı tükenen kalemler haftalık, diğerleri aylık sayılabilir. Taşeron hakedişi ve ay sonu maliyet raporundan önce yapılan sayım farkların zamanında yakalanmasını sağlar.
Malzemeye, yapı tipine ve işçiliğe göre değiştiği için tek bir oran yoktur. Kendi projelerinizdeki gerçekleşen oranları kaydedip bütçede ve taşeron sözleşmelerinde bu değerleri kullanmak en sağlıklı yöntemdir.
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi durumunuz için güncel mevzuatı ve sözleşmenizi esas alın, gerekirse uzmana danışın.